Vurder systemets rolle, og se på, om lotus notes skal drives videre, moderniseres eller migreres til Microsoft 365. Det afhænger af, hvilke arbejdsgange, data og integrationer der stadig bruger HCL Notes, og hvad virksomheden har brug for fremover. BizPerformer tilbyder rådgivning om modernisering og migrering af HCL Notes-systemer på denne side.
Beslutningen kan være svær, når systemet rummer vigtige forretningsprocesser, og kun få medarbejdere kender løsningerne. Kortlæg derfor brugen, driftsbehovet og de tekniske afhængigheder, før I vælger retning. Her er en praktisk måde at gennemgå mulighederne på.
Hvilken rolle spiller systemet i hverdagen?
Find først ud af, hvad HCL Notes bruges til. Gennemgå databaser, formularer, godkendelsesforløb, dokumenter og automatiske beskeder. Tal med de afdelinger, der bruger systemet, og bed dem beskrive deres daglige opgaver frem for blot at nævne programnavne.
Notér, hvilke processer der går i stå eller bliver besværlige, hvis en Notes-applikation ikke virker. Er den nødvendig til sagsbehandling, interne anmodninger eller adgang til ældre information? Skeln mellem løsninger, der stadig er i brug, og dem, der mest fungerer som arkiv.
Integrationer kræver særlig opmærksomhed. En lotus notes-løsning kan udveksle oplysninger med økonomisystemer, dokumenthåndtering eller andre interne platforme. Skriv ned, hvilke data der sendes, hvilken vej de går, og hvem der ejer forbindelsen. Hvis kun én tekniker kender en integration, bør den beskrives, inden systemet ændres.
Gennemgå også den daglige drift. Bliver serverne overvåget? Er sikkerhedskopiering og gendannelse beskrevet? Ved medarbejderne, hvor de skal henvende sig ved fejl? Svarene viser, om der især er brug for stabil drift, udvikling eller en større teknisk ændring.
Tre veje: fortsat drift, modernisering eller migrering
Fortsat drift kan fungere, når systemet løser nødvendige opgaver og kører stabilt. Det kræver klare rutiner for overvågning, sikkerhedskopiering, adgangsstyring og support. Hvis driften afhænger af enkelte medarbejderes viden, bør den dokumenteres og deles.
HCL Notes-administration kan omfatte overvågning af Notes- og Domino-miljøet, brugerhåndtering og løbende vedligeholdelse. BizPerformer tilbyder drift, overvågning og support af HCL Notes-servere. BizPerformer Consult tilbyder Notes/Domino-driftsovervågning 24 timer i døgnet. Akut HCL Notes-support er tilgængelig døgnet rundt mod betaling.
Modernisering giver mening, når systemet stadig løser vigtige opgaver, men applikationerne er svære at vedligeholde, mangler integrationer eller ikke længere understøtter arbejdsgangene. Det kan betyde, at eksisterende Notes-løsninger gennemgås, opdateres eller videreudvikles. En HCL Notes-konsulent kan hjælpe med at vurdere, hvad der skal bevares, og hvad der kræver ændringer.
Migrering til Microsoft 365 er en anden mulighed. Arbejdet kan omfatte flytning af data, dokumenter og udvalgte arbejdsprocesser. Det er dog sjældent nok blot at overføre indholdet: Formularer, adgangsregler, automatiseringer og integrationer skal også gennemgås. BizPerformer Consult tilbyder migrering af Notes til Office 365 med fokus på både data og funktioner.
Skeln mellem behovet for at ændre platformen og behovet for at ændre enkelte applikationer. Hvis problemerne kun findes i nogle databaser, kan målrettet modernisering være nok. Hvis organisationen vil væk fra Notes, bør indholdet sorteres efter brug, ejerskab og adgangskrav, inden migreringen går i gang.
Brug driftsbehov og ændringer som pejlemærker
Hyppige fejl, uklare ansvarsforhold eller manglende overblik over serverne kan pege på, at driften skal styrkes. Saml de tilbagevendende hændelser, beskriv hvem der håndterer dem, og undersøg, om overvågningen opdager problemer tidligt nok. Notér også, hvilke fejl der kræver hurtig hjælp uden for almindelig åbningstid.
Efterspørgsel på nye funktioner kan pege på et behov for udvikling. Det gælder især, når en eksisterende applikation stadig understøtter en vigtig proces, men skal ændres for at fungere sammen med andre systemer. BizPerformer Consult tilbyder HCL Notes-udvikling og rådgivning om integrationer.
Gentagne administrative opgaver er også værd at gennemgå. Oprettelse og ændring af brugere, rettigheder eller driftsrutiner kan måske automatiseres. Beskriv opgaven trin for trin: hvem bestiller ændringen, hvem godkender den, og hvilke systemer skal opdateres? BizPerformer Consult tilbyder automatisering af Notes-administration og brugerstyring. Automatisering af Notes-administration og brugerstyring er beskrevet hos noteskonsulent.dk.
Gennemgå også indhold, der ikke længere bruges aktivt. Arkivmateriale kan have andre krav til søgning, adgang og opbevaring end data, der bruges hver dag. Ved migrering bør I derfor skelne mellem information, der skal flyttes til en ny løsning, og materiale, der blot skal kunne findes ved behov.
Forbered en brugbar første gennemgang
Saml en oversigt over applikationer, servere, integrationer og brugergrupper, inden I taler med en rådgiver. Beskriv formålet med hver løsning, hvem der ejer den, og om den stadig bruges. Notér også kendte fejl, ønsker fra medarbejderne og opgaver, der kræver manuel administration.
Oversigten behøver ikke være en teknisk rapport. En beskrivelse af arbejdsgange og afhængigheder kan vise, hvilke spørgsmål der skal undersøges. Sørg især for at beskrive, hvor data ligger, hvem der har adgang, og hvilke processer der skal fungere under en overgang.
Gennemgå derefter hvert område med tre spørgsmål: Kan løsningen fortsætte med den nuværende drift? Kræver den ændringer eller en ny integration? Skal data og funktioner flyttes til Microsoft 365 eller en anden platform? Svarene kan variere fra applikation til applikation. Hele miljøet behøver ikke følge samme spor.
BizPerformer Consult tilbyder en gratis halvdags konsultation. Her kan I gennemgå systemets rolle, driftsbehov og mulige ændringer sammen med en konsulent. Læs om mulighederne i artiklen om lotus notes, og tag gerne jeres oversigt over applikationer og integrationer med til samtalen.
Retningen afhænger af, hvilke opgaver systemet fortsat skal løse. Når afhængighederne er beskrevet, kan I vurdere, om stabil drift er nok, om applikationerne skal moderniseres, eller om migrering giver mening. Tag stilling område for område, og sørg for at få support, dataadgang og ansvar med i planen.